Národní divadlo moravskoslezské (založeno 1919) se sídlem v Ostravě je největším profesionálním divadlem v Moravskoslezském kraji a zároveň největší kulturní institucí zřizovanou statutárním městem Ostrava. Je nepřehlédnutelným centrem kulturního, duchovního, intelektuálního a společenského života občanů Ostravy a širokého okolí. Jako jediné na Moravě má divadlo čtyři umělecké soubory – operu, činohru, balet a muzikál, které hrají pravidelně na třech stálých scénách: v Divadle Antonína Dvořáka, Divadle Jiřího Myrona a Divadle „12“. Ročně uvádí cca 16 premiér a odehraje téměř pět stovek představení.
Národní divadlo moravskoslezské používá informační systém HELIOS iNuvio od roku 2020. Systém HELIOS byl navržen jako ideální volba pro divadlo díky doporučení ze strany jeho zřizovatele – statutárního města Ostravy. Toto doporučení nebylo náhodné, nýbrž vycházelo z úspěšného využívání tohoto systému jinou organizací pod správou města – Knihovnou města Ostravy. V jejich případě se HELIOS ukázal jako klíčový nástroj pro efektivní a spolehlivé řízení informací, což přimělo i divadlo k jeho zavedení jako nezbytného nástroje pro optimální chod jejich vlastních procesů. Tato společná zkušenost poskytla přesvědčivý důkaz o všestranných schopnostech HELIOSu a jeho adaptabilitě na specifické potřeby různých institucí, podtrhujíc jeho silnou pozici jako osvědčeného nástroje pro komplexní řízení a správu dat.
OČEKÁVÁNÍ
„Bylo požadováno, aby program uměl vést účetnictví příspěvkových organizací, provádět měsíční zpracování DPH a kontrolního hlášení, připravovat čtvrtletní účetní závěrky pro zřizovatele a Ministerstvo financí ČR, tzv. pomocný analytický přehled (PAP) a roční konsolidační výkazy pro zasílání do Centrálního systému účetnictví státu (CSÚIS).“ vzpomíná Ing. Jaroslav Gábler, vedoucí ekonom Národního divadla moravskoslezského.
REALITA
V rámci posledního čtvrtletí roku 2019 byly zahájeny rozsáhlé analytické a přípravné práce. Jejich cílem bylo pečlivě připravit terén pro zahájení účtování a evidování v systému HELIOS iNuvio od Ledna roku 2020. Tato fáze přinesla řadu významných přínosů a změn, které ovlivnily pracovní procesy a fungování organizace. Mezi klíčové přednosti, jež implementace systému HELIOS iNuvio přinesla, patří hlavně sjednocení agend do jednotného systému. Tím došlo k významnému zpřehlednění a zjednodušení pracovních aktivit. Automatizace těchto procesů se stala klíčem ke zvýšení efektivity a optimalizaci času, který se dříve věnoval ručním úkonům. Zvláště významným krokem bylo pak zefektivnění všech procesů souvisejících s reportováním a vedením účetnictví pro příspěvkové organizace. Kromě toho byly provedeny programátorské úpravy, jež výrazně usnadnily a zefektivnily přenos faktur z rezervačního systému Colosseum. Tato integrace představovala klíčový krok k dosažení plné automatizace přenosu dat, čímž se eliminuje možnost lidských chyb a výrazně se zrychlují a usnadňují procesy fakturace a evidence.
DOPORUČENÍ
Informační systém HELIOS iNuvio je velice silný kandidát pro jakoukoli organizaci hledající variabilní a rozsáhlé výstupy. Jeho výjimečnost spočívá v široké škále možností, které nabízí, a jeho flexibilitě, která umožňuje adaptaci na různé potřeby a provozní prostředí různých institucí. Jeho variabilita se projevuje v různých odvětvích a sektorech, což dokazuje jeho univerzálnost a adaptabilitu na různé institucionální potřeby. Velké množství výstupů, které systém generuje, poskytuje užitečné informace pro správu, plánování a strategické rozhodování nejen ve sféře umění a divadla, ale i v rámci obchodních a manažerských procesů. S vědomím potřeb moderních organizací je systém HELIOS iNuvio vhodným nástrojem pro komplexní správu informací, který přináší užitek a konkurenční výhodu v dnešním dynamickém prostředí. Jeho schopnost přizpůsobit se různým potřebám a generovat široké spektrum výstupů činí z tohoto systému výborný nástroj pro strategické rozhodování a úspěšnou správu organizací ve všech oborech.