Jak na bezpapírovou kancelář a digitalizaci oběhu informací

Máte informační systém, ale pořád tisknete faktury, necháváte je podepisovat a zakládáte je do šanonu? Nebo stále posíláte faktury poštou? Případně ručně přepisujete přijaté doklady? To vše je už možné v dnešní době odbourat pomocí ERP informačního systému Helios Orange edice iNUVIO.


Obecně lze říci, že v dnešní době není potřeba nic tisknout a vše je možné vyřídit elektronicky. Podívejme se tedy na jednotlivé případy podrobněji. Jako příklad jsou použity faktury, nicméně stejně lze zpracovávat jakékoliv doklady (nabídky, objednávky, atd.).


Vydané faktury

Jelikož legislativa umožňuje odesílání faktur emailem, pokud s tím obě strany souhlasí a emailové služby nabízí možnost potvrzení doručení, nic nebrání generování faktury přímo s informačního systému. Navíc IS Helios Orange dokáže nejenom fakturu odeslat, ale také ji označit elektronickým podpisem, případně zašifrovat proti neautorizovaným změnám. Informační systém si také pamatuje, jestli byl email odeslán, kdy a kým, což lze dále využít pro případné upomínky.


Celý proces poté probíhá tak, že uživatel vystaví fakturu, připojí elektronický podpis, přímo ze systému odešle a zpět se vrátí informace o doručení/nedoručení zprávy. Systém sám označí fakturu jako odeslanou, případně vygenerovaný soubor uloží do databáze.

Odesílání faktur emailem přímo z IS šetří nejenom čas, papír a také značné finanční prostředky za poštovné.


Přijaté faktury

V tomto případě záleží na tom, jak k Vám doklad dorazí. Přijde-li poštou, informační systém ji dokáže naskenovat a rovnou připojit k novému dokladu. Přijde-li v souboru, lze ji přiložit k záznamu ručně. Zvláštní kapitolou jsou elektronické formáty pro přímou komunikaci mezi systémy, které popíšeme později.


Jenže stále zůstává nutnost fakturu přepsat do systému ručně. Nešlo by to nějak automatizovat? Šlo. Informační systém Helios Orange nabízí propojení s aplikací DOCU-X OCR, která dokáže automaticky vytěžovat dokumenty ať už naskenované nebo v PDF. Záznam v informačním systému se vytvoří zcela automaticky.


Přímá komunikace mezi systémy

Když už jsou data jednou v elektronické podobě v systému, proč je složitě převádět na papír a zase zpátky? Na tuto otázku odpovídají formát ISDOC a systém EDI.

Formát ISDOC je jednoduše soubor, kterému jak vysílací, tak přijímací informační systém rozumí a dokážou si jej přečíst bez nutnosti skenování nebo vytěžování textu.


Systém EDI jde ještě dál a propojuje informační systémy přímo přes cloudovou službu. V tomto případě se doklad pouze vytvoří a odešle. Na druhé straně přijme a založí. Uživatelé nemusí vědět, v jakém EDI formátu dokáže druhá strana odesílat/přijímat, jelikož o konverzi se postará cloudová služba.


Schvalování dokladů

Fakturu tedy máme, ale co s ní? Vytisknout, nechat podepsat a zaplatit? Nikoliv, i to lze v systému vyřešit. V IS Helios lze vytvořit schvalovací předpis, který definuje kdo a v jakém pořadí může doklad schválit. Schvalovací předpis připojí k dokladu po jeho navedení a schvalovatelé jsou informováni emailem nebo notifikací v mobilním telefonu. Schválení lze provést jak v systému Helios nebo např. prostřednictvím mobilního zařízení. Po odsouhlasení všemi schvalovateli je doklad označen jako schválený. Je kdykoliv možné podívat se na průběh procesu případně se k němu vrátit.


V článku byly popsány základní možnosti digitalizace nejběžnějších procesů ve společnosti. Informační systém Helios Orange ovšem nabízí i mnoho dalšího v oblasti vizualizace a zpracování dat.


Máte-li zájem o popsané funkce, případně o další informace, neváhejte nás kontaktovat.

2 zobrazení0 komentář

Nejnovější příspěvky

Zobrazit vše